Die Herausforderung, menschengeführte Unternehmen zu verwalten

Event-Personal, Gastgewerbe, Catering und Bankettunternehmen thriving auf einer Sache: Menschen. Im Gegensatz zu traditionellen Produktgeschäften ist Ihr „Inventar“ Ihre Belegschaft, Kellner, Barkeeper, Köche, Gastgeber, Eventmanager. Aber die Verwaltung von hunderten von Mitarbeitern über mehrere Veranstaltungsorte, Zeitpläne und Kunden hinweg ist eine logistische Herausforderung.

Die meisten Agenturen verlassen sich immer noch auf Tabellenkalkulationen, manuelle Planung oder fragmentierte Tools für Personalwesen, Lohnabrechnung und Projektmanagement. Mit steigendem Bedarf an Hochzeiten, Konferenzen, Unternehmensveranstaltungen und saisonalen Spitzen treten diese Risse zutage: doppelt gebuchtes Personal, Verzögerungen bei der Lohnabrechnung, Risiken der Einhaltung von Vorschriften und unzufriedene Kunden.

Hier kommt Odoo ERP ins Spiel.

Gemeinsame Schmerzpunkte im Event- & Gastgewerbe-Personal

1. Planungschaos – Die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Veranstaltungsschichten abzugleichen, ist zeitaufwendig und fehleranfällig.

2. Hohe Fluktuation – Gastgewerbe hat einige der höchsten Mitarbeiterwechselraten, was die Rekrutierung und Einarbeitung zu einer ständigen Belastung macht.

3. Lohnabrechnungskopfzerbrechen – Temporäre und stundenweise Verträge führen oft zu Engpässen in der Lohnabrechnung und Compliance-Risiken.

4. Fragmentierte Tools – Personalwesen in einer App, Planung in einer anderen, Rechnungen irgendwo anders, was zu Silos und verschwendeter Zeit führt.

5. Fehlende Echtzeit-Transparenz – Manager haben keine genauen Daten zur Verfügbarkeit der Mitarbeiter, geleisteten Stunden oder Veranstaltungsbudgets.

Wie Odoo ERP die Personaloperations transformiert

Odoo bringt all Ihre beweglichen Teile unter einer Plattform zusammen, die an die tatsächliche Arbeitsweise Ihrer Agentur angepasst ist:

• Automatisierte Planung & Dienstplanung

  Abgleichen der Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Standorte des Personals mit bevorstehenden Veranstaltungen in Sekundenschnelle. Keine Konflikte oder Last-Minute-Hektik mehr.

• Optimierte Rekrutierung & Einarbeitung

  Verfolgen Sie Bewerbungen, digitale Verträge und Mitarbeiterqualifikationen von einem einzigen Dashboard aus und reduzieren Sie die Einarbeitungszeit um 50 %.

• Genauige Lohnabrechnung & Compliance

  Integrierte Stundennachweise fließen direkt in die Lohnabrechnung, sodass das Personal korrekt und pünktlich bezahlt wird und alle Arbeitsgesetze eingehalten werden.

• Echtzeit-Dashboards für Manager

  Erhalten Sie sofortige Einblicke in Personalkosten, geleistete Stunden und die Rentabilität der Kunden. Treffen Sie schnellere, datengestützte Entscheidungen.

• Kundenabrechnung & Verträge

  Generieren Sie Rechnungen automatisch basierend auf geleisteten Stunden oder Festpreisen, reduzieren Sie Fehler und beschleunigen Sie den Cashflow.

Beispiel: Eine Catering-Agentur wächst mit ERP

Stellen Sie sich eine Catering-Personalagentur vor, die über 200 Veranstaltungen pro Monat abwickelt. Vor ERP waren sie auf Tabellenkalkulationen und WhatsApp-Nachrichten angewiesen, um das Personal zu bestätigen. Doppelbuchungen und Lohnabrechnungsfehler waren häufig und kosteten ihnen Tausende an Rückerstattungen und verlorenen Verträgen.

Nach der Implementierung von Odoo ERP:

• Die Planungsfehler sanken um 80 %.

• Die Verarbeitungszeit der Lohnabrechnung sank von 3 Tagen auf einige Stunden.

• Die Kundenzufriedenheit verbesserte sich, was zu einem 20 % Anstieg der Wiederbuchungen führte.

Praktische Erkenntnisse für Personalagenturen

1. Identifizieren Sie zuerst Ihren größten Engpass – Ist es die Planung, die Lohnabrechnung oder die Kundenabrechnung? Fangen Sie dort an.

2. Verkomplizieren Sie ERP nicht – Odoo ist modular; Sie können zuerst HR, Planung und Lohnabrechnung einführen und dann CRM, Rechnungsstellung oder Analytik hinzufügen.

3. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben – Befreien Sie Ihre Manager von Excel-Updates und lassen Sie sie sich auf Kundenbeziehungen konzentrieren.

4. Verwenden Sie Echtzeitdaten, um wettbewerbsfähig zu bleiben – Verfolgen Sie die Mitarbeiterauslastung, die Rentabilität von Veranstaltungen und die Kundenzufriedenheit in einem Dashboard.

5. Wählen Sie Anpassungen gegenüber Standardwerkzeugen – FlexCode Systems sorgt dafür, dass Odoo Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe widerspiegelt, nicht umgekehrt.

Schlusswort: Ihre Personalgeschäfte zukunftssicher machen

Die Event- und Gastgewerbeindustrie ist unvorhersehbar, kurzfristige Änderungen, saisonale Nachfrage und hohe Fluktuation sind die Norm. Mit Odoo ERP gewinnen Sie die Stabilität und Effizienz, die erforderlich sind, um mit Zuversicht zu skalieren und gleichzeitig den Kunden einen reibungslosen Service zu bieten.

Bei FlexCode Systems sind wir darauf spezialisiert, Odoo ERP für Personal- und Dienstleistungsunternehmen anzupassen. Wenn Sie eine Event-Personalagentur, ein Gastgewerbeteam oder ein Catering-/Bankett-Personalunternehmen betreiben, lassen Sie uns erkunden, wie ERP Chaos reduzieren, Kosten senken und Ihnen beim Wachsen helfen kann.

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