Zeitverfolgung und Stundenabrechnung: Mehr Rentabilität durch präzise Projektkostenkalkulation

Im Bau- und Handwerkssektor ist Zeit wirklich Geld.

Jede Stunde, die vor Ort, im Büro oder bei der Koordination verbracht wird, wirkt sich auf das Endergebnis aus, dennoch verfolgen die meisten Unternehmen die Zeit immer noch mit veralteten Methoden.

Manuelle Stundenzettel, Excel-Dateien und Schätzungen machen es nahezu unmöglich zu wissen, wo die Zeit (und das Geld) tatsächlich hinfließt. Das Ergebnis? Ungenaue Angebote, versteckte Kosten und niedrigere Gewinnmargen als erwartet.

Mit Odoo ERP wird die Zeitverfolgung mühelos, genau und vollständig mit jedem Projekt verbunden, sodass Handels- und Bauunternehmen herausfinden können, wo sie verdienen und wo sie verlieren.

Das Problem: Blinde Flecken bei Projektzeit und -kosten

Selbst gut geführte Unternehmen stehen häufig vor diesen Problemen:

• Unzuverlässige Stundenzettel: Mitarbeiter erfassen die Stunden am Ende der Woche aus dem Gedächtnis, was zu Fehlern führt.

• Keine Echtzeit-Transparenz: Manager können nicht sehen, wie viele Stunden erfasst wurden, bis ein Projekt endet.

• Manuelle Abrechnung: Das Verwaltungspersonal benötigt Stunden, um Stundenzettel mit Rechnungen abzugleichen.

• Unbekannte Rentabilität: Es ist unklar, welche Projekte rentabel sind und welche stillschweigend Ressourcen abbauen.

Ohne präzise Zeitverfolgung gibt es keine genauen Projektkosten, und es gibt keinen Weg, dies zu verbessern.

Die Odoo-Lösung: Integrierte Zeitverfolgung und Projektkostenkalkulation

Odoo macht die Zeitverfolgung einfach, transparent und verbunden.

Jede geleistete Stunde wird direkt mit dem Projekt, der Aufgabe und dem Mitarbeiter verknüpft, der sie durchgeführt hat. Diese Daten fließen dann automatisch in Abrechnung, Gehaltsabrechnung und Leistungsanalysen, alles an einem Ort.

1. Einfache Zeitverfolgung für Feld- und Büroteams

Mitarbeiter können ihre Zeit von überall aus erfassen: Desktop, Tablet oder mobile App.

Jeder Eintrag ist einem bestimmten Projekt oder einer Aufgabe zugeordnet, was Managern Echtzeiteinblicke darüber gibt, wer an was arbeitet.

• Feldtechniker erfassen die Stunden vor Ort sofort.

• Büromitarbeiter erfassen administrative und Planungsarbeiten.

• Manager können Einträge vor der Abrechnung überprüfen, genehmigen oder anpassen.

Kein Sammeln von Papierzetteln mehr oder Nachfragen bei Teammitgliedern für Updates.

2. Genaue Projektkostenkalkulation

Jede erfasste Stunde trägt automatisch zu den Projektkostenberechnungen bei.

Odoo multipliziert den Stundensatz mit der geleisteten Zeit und berücksichtigt dabei Rollen, Überstunden oder Kosten für Subunternehmer.

Das gibt Ihnen:

• Echtzeit-Transparenz über tatsächliche vs. geschätzte Projektkosten

• Sofortige Einblicke in die Rentabilität pro Projekt oder Kunde

• Frühwarnungen, wenn Projekte das Budget überschreiten

Anstatt am Ende eines Auftrags herauszufinden, dass die Margen verschwunden sind, sehen Sie es live, und können sofort reagieren.

3. Mühelose stundenbasierte Abrechnung

Sobald die Zeit genehmigt ist, können Rechnungen mit einem Klick erstellt werden.

Odoo stellt automatisch alle abrechnungsfähigen Stunden zusammen, fügt Ausgaben oder Materialien hinzu und erstellt eine saubere, professionelle Rechnung, die bereit zum Versand ist.

Sie können abrechnen:

• Nach Projektphase (z. B. Planung, Ausführung, Abschluss)

• Nach Stundensatz pro Mitarbeiter oder Rolle

• Nach Meilenstein oder Honorar, wenn mit dem Kunden vereinbart

Kein manuelles Eingeben von Daten mehr oder versäumte abrechnungsfähige Zeit, jede Minute wird erfasst.

4. Einblicke in Produktivität und Leistung

Da die Zeitdaten zentralisiert sind, hilft Odoo Managern, Folgendes zu identifizieren:

• Welche Mitarbeiter oder Teams am produktivsten sind

• Wo unnötige Zeit verloren geht

• Wie lange gängige Jobarten tatsächlich dauern

Diese Erkenntnisse machen die Planung genauer und helfen dabei, realistische Zeitpläne und Preise in zukünftigen Angeboten festzulegen.

5. Einhaltung und Transparenz

Die Zeitverfolgung geht nicht nur um Abrechnung, sondern um Verantwortung.

Mit Odoo hat jedes Projekt eine vollständige Aktivitätsgeschichte, einschließlich wer gearbeitet hat, wann und woran.

Dies schafft Vertrauen bei den Kunden, unterstützt die gesetzliche Einhaltung und bietet jedem, von Projektmanagern bis hin zur Buchhaltung, eine klare Prüfspur.

Beispiel: Stunden in Einsichten verwandeln

Ein 30-köpfiges HVAC-Unternehmen, das wir unterstützt haben, hatte Schwierigkeiten mit inkonsistenten Zeitprotokollen und der Unterabrechnung von Kunden.

Nach dem Umstieg auf Odoo:

• Alle Mitarbeiter verfolgten die Zeit über die mobile App.

• Berichte zur Projektprofitabilität wurden täglich aktualisiert.

• Die Rechnungsstellung dauerte von Stunden auf Minuten.

Innerhalb von drei Monaten stellten sie fest, dass zwei langjährige Kunden aufgrund unterschätzter Arbeitsstunden konstant unprofitabel waren. Die Anpassung der Sätze und Arbeitsabläufe erhöhte die Margen um 18 %.

3 wichtige Erkenntnisse für Handels- und Bauunternehmen

1. Man kann nicht verbessern, was man nicht misst. Genaue Zeitverfolgung ist die Grundlage für bessere Rentabilität.

2. Automatisierung beseitigt Lecks. Wenn die Zeit direkt in die Rechnungsstellung und Kostenkalkulation fließt, geht keine abrechnungsfähige Stunde verloren.

3. Transparenz schafft Vertrauen. Klare Berichterstattung stärkt sowohl die interne Verantwortung als auch die Kundenbeziehungen.

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Bei FlexCode Systems helfen wir Handels- und Bauunternehmen, Odoo ERP zu nutzen, um Zeit zu verfolgen, Kosten zu kontrollieren und die Rentabilität zu steigern, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

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