Das Ende der Tabellenkalkulationen: Automatisierung des Einsatzmanagements für das Gastgewerbe
08.09.2025
Warum Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreichen
Seit Jahren verlassen sich Personalagenturen im Gastgewerbe auf Tabellenkalkulationen, um Schichten zuzuweisen, die Verfügbarkeit zu verfolgen und Dienstpläne zu verwalten. Es funktionierte, als man einen kleinen Pool von Mitarbeitern und ein paar wöchentliche Veranstaltungen hatte.
Doch die Realität von heute ist anders. Agenturen haben Hunderte von Mitarbeitern in mehreren Einrichtungen, kurzfristige Kundenanfragen und ständige Fluktuation. Tabellenkalkulationen werden unübersichtlich, fehleranfällig und sind unmöglich zu skalieren. Das Ergebnis? Doppelbuchungen von Mitarbeitern, Verwirrung bei der Gehaltsabrechnung und gestresste Manager, die Nächte damit verbringen, Formeln zu reparieren, anstatt das Geschäft auszubauen.
Es ist Zeit, über Tabellenkalkulationen hinauszugehen.
Die versteckten Kosten der auf Tabellenkalkulationen basierenden Dienstplanverwaltung
Fehler und Doppelbuchungen – Ein falsches Formel oder ein Fehler beim Kopieren und Einfügen kann Sie einen Vertrag kosten.
Zeitverlust – Manager verschwenden Stunden damit, die Verfügbarkeit zu aktualisieren, anstatt sich auf Kunden- und Mitarbeiterbeziehungen zu konzentrieren.
Mangelnde Sichtbarkeit – Wer ist verfügbar? Wer hat Überstunden gearbeitet? Tabellenkalkulationen geben keine Echtzeitantworten.
Schlechte Mitarbeitererfahrung – Mitarbeiter erhalten Dienstpläne zu spät, was zu Frustration und hoher Fluktuation führt.
Begrenzte Skalierbarkeit – Wenn Ihre Agentur wächst, vervielfachen sich Tabellenkalkulationen in ein Netz aus nicht verwandten Dateien.
Wie Odoo ERP die Dienstplanung automatisiert
Mit Odoo wird das Management von Dienstplänen zentralisiert, automatisiert und skalierbar:
Intelligente Planung – Weisen Sie Mitarbeiter automatisch basierend auf Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Standort zu.
Echtzeit-Mitarbeiterportale – Mitarbeiter sehen ihre Schichten sofort auf dem Handy; kein Warten auf E-Mails oder Tabellenkalkulationen.
Schichttauschange & Genehmigungen – Mitarbeiter beantragen Änderungen digital; Manager genehmigen mit einem Klick.
Integration mit der Gehaltsabrechnung – Gearbeitete Stunden fließen direkt in die Gehaltsabrechnung, keine manuelle Eingabe mehr.
Datengetrieben Einsichten – Dashboards zeigen Arbeitskosten, Auslastungsraten und Überstunden auf einen Blick.
Beispiel: Bankettpersonal ohne Chaos
Ein Bankettpersonalunternehmen verwaltete einmal 300 Mitarbeiterschichten jedes Wochenende über Excel. Jeden Montag verbrachte der Manager über 10 Stunden damit, nicht übereinstimmende Verfügbarkeiten zu beheben und die Gehaltsabrechnung abzugleichen.
Nachdem es zu Odoo ERP gewechselt hatte:
Die Erstellung von Schichten fiel von 5 Stunden auf 30 Minuten.
Die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung verbesserte sich auf 99%, was die Streitigkeiten verringerte.
Die Fluktuation des Personals fiel, weil die Mitarbeiter dem System vertrauten und pünktlich bezahlt wurden.
Praktische Erkenntnisse für Personalagenturen
Überprüfen Sie Ihren Prozess – Wie viele Stunden verbringen Sie wöchentlich mit der Dienstplanung? Das sind Ihre versteckten Kosten.
Beginnen Sie mit Automatisierung – Schon die Automatisierung der Schichtzuweisung kann Dutzende von Stunden sparen.
Priorisieren Sie die Mitarbeitererfahrung – Zufriedene, gut informierte Mitarbeiter bedeuten besseren Kundenservice.
Integrieren Sie die Gehaltsabrechnung frühzeitig – Das Verknüpfen von Dienstplänen mit der Gehaltsabrechnung beseitigt die Hauptquelle für Streitigkeiten.
Denken Sie an Skalierbarkeit – Wählen Sie ein System, das mit Ihrer Agentur wächst, und nicht eines, das Sie innerhalb eines Jahres überholen wird.
Fazit: Von Chaos zu Klarheit
Die Personalvermittlung im Gastgewerbe ist ein schnelllebiges, menschenorientiertes Geschäft. Tabellenkalkulationen mögen in der Vergangenheit ausreichend gewesen sein, aber sie halten Sie heute zurück. Durch die Automatisierung der Dienstplanverwaltung mit Odoo ERP ersetzen Sie Chaos durch Klarheit und geben Managern mehr Zeit, sich auf Kunden zu konzentrieren und den Mitarbeitern mehr Vertrauen in ihre Zeitpläne.
👉 Bei FlexCode Systems unterstützen wir Personalagenturen dabei, über Tabellenkalkulationen hinauszugehen, indem wir Odoo ERP an ihre Arbeitsabläufe anpassen. Bereit zu sehen, was Automatisierung für Ihre Dienstpläne tun kann? Vereinbaren Sie noch heute ein kostenloses Beratungsgespräch.
